Microcopy: Kleine Texte mit großer Wirkung auf Ihrer Website

Ein Interessent füllt das Anfrageformular aus, klickt auf „Absenden“ – und oben erscheint in Rot: „Ein Fehler ist aufgetreten.“ Welcher Fehler? Ist die Anfrage angekommen? Soll er es noch einmal versuchen? Viele Besucher versuchen es nicht noch einmal. Sie rufen beim Wettbewerber an.

Solche Momente entscheiden selten über Gestaltung oder Technik, sondern über ein paar Wörter. Diese kleinen Texte nennt man Microcopy. Dieser Leitfaden erklärt, wo sie überall vorkommt, nach welchen Regeln Sie sie schreiben und wie Sie typische Schwachstellen auf Ihrer Website finden.

Was ist Microcopy?

Als Microcopy bezeichnet man kurze Texte in der Bedienoberfläche einer Website oder App, die Nutzern beim Handeln helfen. Sie stehen nicht im Fließtext, sondern direkt an der Stelle, an der jemand etwas tun oder verstehen muss. Die Nielsen Norman Group spricht in verwandtem Sinn von Microcontent: kurzen Textfragmenten, die oft ohne weiteren Zusammenhang gelesen werden.

Typische Formen sind:

Auch die Beschriftung von Buttons ist Microcopy. Weil sie eine eigene Wissenschaft für sich ist, behandeln wir sie im Beitrag Call-to-Action gestalten. Hier geht es um die Texte drumherum.

Warum kleine Texte so viel bewirken

Microcopy wird an Stellen gelesen, an denen Besucher zögern: vor dem Absenden, nach einem Fehler, wenn etwas fehlt. Wer dort eine klare Antwort bekommt, macht weiter. Wer keine bekommt, bricht ab – oft ohne dass der Betrieb es je erfährt.

Hinzu kommt die Barrierefreiheit. Die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) des W3C enthalten mehrere Anforderungen, die direkt Microcopy betreffen:

• 3.3.1 Fehlererkennung: Erkannte Eingabefehler werden benannt und in Textform beschrieben.
• 3.3.2 Beschriftungen oder Anweisungen: Wo Eingaben nötig sind, gibt es Beschriftungen oder Anweisungen.
• 3.3.3 Fehlerkorrektur-Vorschläge (Stufe AA): Ist eine Korrektur bekannt, wird sie dem Nutzer vorgeschlagen, sofern das nicht Sicherheit oder Zweck des Inhalts gefährdet.

Das W3C begründet das unter anderem damit, dass das bloße Markieren eines Fehlers für viele Menschen nicht reicht – etwa für Menschen mit kognitiven Einschränkungen oder blinde Nutzer, die sonst nicht wissen, wie sie den Fehler beheben. Welche Websites nach den WCAG gestaltet sein müssen, erklärt der Beitrag WCAG 2.2.

Grundregeln für gute Microcopy

• Konkret statt allgemein: „Die Datei ist größer als 10 MB“ statt „Upload fehlgeschlagen“.
• Kurz, aber vollständig: So wenig Wörter wie möglich, so viele wie nötig, damit niemand raten muss.
• Aus Sicht der Besucher: Was wollen sie gerade erreichen, und was brauchen sie dafür? Interne Begriffe wie „Ticket“ oder „Auftragsart“ verstehen Kunden oft nicht.
• Einheitlich: Heißt es oben „Rückruf“, sollte es unten nicht „Callback“ heißen. Dieselbe Sache, dasselbe Wort.
• Neutral und freundlich: Keine Schuldzuweisung („Sie haben vergessen …“), keine Fachsprache, keine Ausrufezeichen-Ketten.
• Passend zur Ansprache: Wer auf der Website siezt, siezt auch in Fehlermeldungen. Ein plötzliches „Ups, da lief was schief!“ wirkt in einem seriösen Umfeld fremd.

Fehlermeldungen, die weiterhelfen

Fehlermeldungen sind die wichtigste Form von Microcopy, weil sie in einem Moment der Frustration gelesen werden. Die Nielsen Norman Group hat dafür 2023 Richtlinien zusammengefasst, das Designsystem der britischen Regierung (GOV.UK) gibt sehr konkrete Formulierungsregeln. Zusammengefasst:

1. Sagen, was passiert istDas konkrete Problem benennen, nicht „Es ist ein Fehler aufgetreten“.
2. Sagen, wie es weitergehtEine Lösung oder einen Ausweg anbieten: Format, Alternative, Kontaktmöglichkeit.
3. Beim Feld anzeigenDie Meldung erscheint direkt an der Stelle, um die es geht, und nicht nur durch Farbe kenntlich, sondern zusätzlich mit Text oder Symbol.
4. Die Worte der Beschriftung aufgreifenHeißt das Feld „Telefonnummer für Rückfragen“, lautet die Meldung „Geben Sie eine Telefonnummer für Rückfragen ein“.
5. Eingaben behaltenNiemand sollte nach einem Fehler das ganze Formular neu ausfüllen müssen.
6. Nicht zu früh warnenEin leeres Feld, in das jemand nur hineingeklickt hat, ist noch kein Fehler.

Das GOV.UK-Designsystem rät außerdem von Wörtern wie „ungültig“ ab, weil sie nichts erklären. Für leere Pflichtfelder empfiehlt es Anweisungen („Geben Sie Ihren Vornamen ein“), für falsche Eingaben Beschreibungen („Der Name darf höchstens 35 Zeichen lang sein“).

Beispiele: vorher und nachher

Wie Formulare insgesamt aufgebaut sein sollten – welche Felder, welche Reihenfolge, welcher Spamschutz –, lesen Sie im Beitrag Kontaktformular optimieren.

Hinweise und Hilfetexte: Fehler gar nicht erst entstehen lassen

Die beste Fehlermeldung ist die, die nie erscheint. Kurze Hinweise vor der Eingabe verhindern viele Fehler:

• Format nennen: „Datum im Format TT.MM.JJJJ“ oder „Fotos als JPG oder PNG, bis 10 MB“.
• Begründen, warum Sie etwas fragen: „Ihre Adresse brauchen wir, um die Anfahrt zu planen.“ Die Nielsen Norman Group empfiehlt, zu erklären, wofür Angaben benötigt werden – das schafft Vertrauen.
• Optional kennzeichnen: Klar sagen, welche Angaben freiwillig sind.
• Erwartungen setzen: „Rückruf werktags zwischen 8 und 17 Uhr.“

Leere Zustände und Wartezeiten

Ein häufig übersehener Ort für Microcopy sind Bereiche, in denen gerade nichts zu sehen ist. Die Nielsen Norman Group nennt für solche Leerzustände drei Aufgaben: den Zustand erklären, beim Verstehen helfen und einen direkten Weg zur nächsten Handlung anbieten. Auf Firmenwebsites betrifft das zum Beispiel:

• Suche ohne Treffer: Statt „Keine Ergebnisse“ einen Hinweis auf Schreibweise, Vorschläge für beliebte Seiten und die Telefonnummer.
• Karriereseite ohne offene Stellen: „Gerade ist keine Stelle ausgeschrieben. Wir freuen uns trotzdem über Ihre Initiativbewerbung“ – mit Link.
• Referenzfilter ohne Ergebnis: „Für diese Kombination haben wir noch kein Projekt online. Sehen Sie sich alle Badprojekte an.“
• Ladevorgänge: Während Inhalte laden, eine Ladeanzeige statt einer verfrühten „Keine Daten“-Meldung. Die Nielsen Norman Group warnt, dass eine solche Meldung Vertrauen kostet, wenn Sekunden später doch Inhalte erscheinen.

Ein Sonderfall ist die Fehlerseite für nicht gefundene Adressen. Was dort hingehört, beschreibt der Beitrag 404-Seite gestalten.

Bestätigungen und Pflichttexte

Nach jeder Aktion wollen Besucher wissen, ob sie geklappt hat. Eine gute Bestätigung sagt, was passiert ist, was als Nächstes passiert und wann. „Danke, Ihre Anfrage ist bei uns. Sie erhalten gleich eine Kopie per E-Mail, Herr Maier meldet sich bis morgen Mittag“ beantwortet alle drei Fragen.

Manche Microcopy ist gesetzlich vorgegeben. Wer online Verträge mit Verbrauchern schließt, muss den Bestellbutton nach § 312j Abs. 3 BGB mit „zahlungspflichtig bestellen“ oder einer entsprechend eindeutigen Formulierung beschriften. Für Online-Shops und Buchungsstrecken sollten solche Texte deshalb im Einzelfall rechtlich geprüft werden; dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Microcopy überarbeiten in fünf Schritten

1. BestandsaufnahmeGehen Sie jede wichtige Strecke durch – Anfrage, Rückruf, Bewerbung, Terminbuchung – und provozieren Sie bewusst Fehler: Felder leer lassen, falsches Format, zu große Datei. Machen Sie von jeder Meldung einen Screenshot.
2. Standardtexte aufspürenFormular- und Shop-Plugins bringen eigene Meldungen mit, oft auf Englisch oder in holprigem Deutsch. In den Plugin-Einstellungen lassen sie sich meist anpassen.
3. Neu formulierenJede Meldung nach dem Muster „Was ist passiert? Was kann ich tun?“ umschreiben, mit den Begriffen aus Ihrer Wortliste.
4. Gegenlesen lassenJemand, der Ihr Unternehmen nicht kennt, liest die Texte. Was er nicht sofort versteht, wird vereinfacht.
5. Regelmäßig prüfenNach Updates von Plugins oder Themes können Standardtexte zurückkehren. Ein kurzer Test pro Quartal genügt.

Checkliste: Microcopy

• Jedes Eingabefeld hat eine sichtbare Beschriftung, nicht nur einen Platzhalter.
• Formate und freiwillige Angaben sind vor der Eingabe erklärt.
• Fehlermeldungen nennen das konkrete Problem und die Lösung.
• Fehler erscheinen direkt am Feld und nicht nur durch Farbe.
• Eingaben bleiben nach einem Fehler erhalten.
• Es gibt keine Meldungen wie „Ungültige Eingabe“, „Fehler 500“ oder englische Standardtexte.
• Leere Suchergebnisse und Filter bieten einen nächsten Schritt an.
• Bestätigungen sagen, was passiert ist und wann es weitergeht.
• Begriffe und Ansprache sind auf der ganzen Website einheitlich.

Häufige Fragen

Quellen

1. Nielsen Norman Group: Error-Message Guidelines (2023)
2. Nielsen Norman Group: Designing Empty States in Complex Applications (2021)
3. Nielsen Norman Group: Microcontent – How to Write Headlines, Page Titles, and Subject Lines (2017) – Begriff Microcontent
4. Nielsen Norman Group: B2B Trust from B2C (2019) – Erklären, warum Angaben benötigt werden
5. GOV.UK Design System: Error message – Formulierungsregeln für Fehlermeldungen
6. W3C: Understanding WCAG 2.2 – Success Criterion 3.3.3 Error Suggestion
7. W3C WAI Forms Tutorial: Form Instructions – Platzhaltertext und Anweisungen
8. § 312j BGB: Besondere Pflichten im elektronischen Geschäftsverkehr gegenüber Verbrauchern